WeLodge Archiving
La soluzione aiuta a risolvere tutti i problemi legati all’archiviazione, gestione di dati e documenti di diversa natura garantendo:
- La completa dematerializzazione degli archivi e flussi documentali
- La costituzione di un archivio unico centrale, per avere accesso in tempo reale ed in totale sicurezza, alla documentazione d’interesse
- Maggior controllo dei processi ed una migliore qualità, reperibilità e consultazione dei documenti all’interno di un sistema di archiviazione documentale rapido ed efficace
- Aumento del valore dei servizi erogati, con un’immediata percezione dei risultati raggiunti da parta dell’utenza esterna (es. clienti e fornitori)
- Snellimento, razionalizzazione e controllo dei processi operativi e decisionali, riducendone i costi ed i tempi, con il risultato di incrementare l’efficienza organizzativa
Il Sistema consente la gestione di qualsivoglia tipologia di documentazione nel formato digitale e/o cartaceo, ne consente l’archiviazione, condivisione e la visualizzazione veloce; l’acquisizione del documento è multicanale e può avvenire indifferentemente da Scanner, da File, da Fax-Mail, Posta Elettronica Certificata e/o semplice mail.
La soluzione è già predisposta per essere interoperabile con applicativi preesistenti.
Per la gestione della Posta Certificata “PEC” la piattaforma automatizza l’invio e ricezione della documentazione nonché delle “ricevute” (es. accettazioni , consegne, avvisi ) consentendo inoltre un costante monitoraggio di eventuali “eccezioni” rilevate (es. ricevute non acquisite, indirizzi non corretti etc.).
L’elemento base è il record, a cui viene data una collocazione nella struttura archivistica, descritto da dati e metadati relazionati al documento fisico.
La classificazione viene articolata in:
- Classi e sottoclassi: tutta la documentazione viene organizzata e classificata classi, sottoclassi (cartelle, sottocartelle, senza limite di numero) attraverso una struttura grafica ad albero di semplice navigazione. La navigazione dell’albero gerarchico permette la visualizzazione rapida delle risorse sotto forma di scheda breve che riassume le informazioni più importanti.
- Fascicolazione: l’utente ha la possibilità di replicare in formato elettronico un vero è proprio fascicolo cartaceo ed i suoi sottofascicoli, indicandone anche la posizione fisica all’interno dell’Organizzazione (Piano, stanza, etc.)
- Categorie e tipologie: per ogni documento da archiviare è possibile predefinire le categorie ed i relativi campi da valorizzare (metadati) in fase di registrazione secondo le esigenze dell’Organizzazione (es. creare la categoria “fattura” contenente i campi da valorizzare “numero”, “data”, “importo”, e/o altri campi desiderati)
ARCHIVIAZIONE MASSIVA
Archiviazione massiva istantanea / programmata: la procedura consente l’archiviazione massiva istantanea o programmata di documentazione precedentemente digitalizzata. La funzione consente inoltre l’invio massivo via PEC (Posta Certificata)
Archiviazione massiva con digitalizzazione differita: la funzione consente di associare l’immagine del documento ai propri metadati di registrazione (es. Classificazione, categoria, fascicolo, etc. già registrati nella piattaforma centrale) attraverso la lettura delle etichette con BarCode apposte sui documenti cartacei.
Archiviazione in “batch processing”: la funzione consente di associare l’immagine del documento ai propri metadati di registrazione (es. Classificazione, categoria, fascicolo, etc. già registrati nella piattaforma centrale) in “batch processing” ; i documenti digitalizzati (con etichetta barcode) e depositati in una cartella predefinita del proprio file system (si pensi per esempio a scanner multifunzione condivisi) sono automaticamente archiviati nella piattaforma centrale