Assegnazione docProtocollo Informatico a Norma

Il software acquisisce e archivia qualsivoglia tipologia di documentazione nel formato digitale (Atti, lettere, preventivi, ordini e contratti, DDT e fatture, comunicazioni, plichi sigillati, e-mail, etc.), ne consente l’archiviazione (Archivio, fascicoli), condivisione e la visualizzazione veloce; l’acquisizione del documento è multicanale e può avvenire indifferentemente da scanner, da file, da Fax o da e-mail (e/o Posta Elettronica Certificata).

I principali moduli:

Organigramma aziendale

La definizione dell’organigramma aziendale permette una perfetta gestione dei permessi sui documenti; la definizione degli Utenti con i rispettivi diritti, combinata con sistemi di identificazione, offre garanzia di sicurezza e riservatezza per i vari tipi di documenti digitali.

Anagrafica dei “corrispondenti”

La piattaforma gestisce una anagrafica per la registrazione dei mittenti / destinatari della corrispondenza. Il motore di ricerca appositamente predisposto per la fase di registrazione dei documenti, consente di consultare anche anagrafiche di applicativi terzi; il motore di ricerca, in fase di configurazione, è facilmente interfacciabile con altri data base.

Registrazione di Protocollo

Tale operazione avviene mediante la registrazione dei campi minimi previsti e l’assegnazione automatica del numero di protocollo con data; in fase di registrazione è inoltre possibile valorizzare ulteriori maggiori campi utili ai fini della successiva ricerca

Registrazione “Wizard

Tale operazione è divisa in step ed è inserita in un “wizard” che permette all’utente di seguire un percorso logico durante l’inserimento. L’operatore ha, in ogni caso, sempre la possibilità di effettuare la registrazione del documento attraverso la classica schermata di “registrazione veloce”

“Assegnazione” del documento

Sulla base della stuttura organizzativa, il documento, in fase di registrazione può essere assegnato ad uffici e/o utenti singoli

Etichetta

Il sistema gestisce con semplicità e in automatico tutti i dati per la segnatura di protocollo ed ulteriori a scelta dell’Organizzazione (es. orario, origine, barcode, etc.). Le etichette sono personalizzabili secondo le esigenze dell’Organizzazione.

Documento Simile

La funzionalità consente di registrare in pochi secondi numerosi documenti simili tra di loro (per assegnazione, archivio, corrispondente, etc.)

Ricevuta

Per documenti in ingresso, è possibile generare e stampare una ricevuta da consegnare al mittente; la ricevuta è configurabile attraverso un editor di testo.

Classificazione

Tutta la documentazione viene organizzata e classificata in titoli, classi, sottoclassi (cartelle, sottocartelle) attraverso una struttura grafica ad albero di semplice navigazione.

Registro

Funzione di stampa del registro definendo il periodo desiderato con apposizione della firma digitale integrata. Il modulo consente inoltre la gestione dei “registri” di emergenza per casistiche particolari in cui non è possibile archiviare la documentazione