Gestione dei Flussi di Lavoro
L’automazione dei processi interni dell’Azienda ha luogo attraverso sistemi denominati Workflow Management Systems (WFMS), che consentono di modellare con strumenti potenti e semplici gli schemi dei processi e poi di consentirne l’esecuzione ed il tracciamento.
Un WFMS risulta il cuore di un sistema che consenta l’automazione e lo snellimento dei flussi amministrativi, supportando nel contempo la de-materializzazione dei documenti.
Componenti fondamentali del Sistema sono il “designer”, strumento ideale al fine di disegnare in modo semplice ed intuitivo i procedimenti amministrativi, ed il “motore delle istanze” capace di eseguire un flusso sulle base delle regole impostate nel designer.
Il Designer è uno strumento software semplice ed intuitivo grazie al quale è possibile la creazione di qualsivoglia procedimento semplicemente provvedendo a “disegnare” il flusso procedurale precedentemente razionalizzato ed ottimizzato, tale strumento è completamente integrato nell’applicazione Web e permette quindi la creazione dei flussi procedurali in modo “diretto” nel WFMS senza necessità di rifarsi a componenti client o di importare i flussi generati nel sistema, lo stesso infatti come tutta la componente di WFMS sarà usufruibile a mezzo dei più diffusi browser. Il sistema prevede la possibilità di definire iter procedurali da attivare sulle pratiche in relazione alle loro proprietà. Il sistema permette in pratica di creare una serie di Task da effettuare. Ogni singolo task sarà composto da proprietà quali: nome, nescrizione breve, istruzioni operative, prossima attività (per esito positivo e negativo), scadenze, etc., e può inoltre essere assegnato ad utenti o gruppi di utenti. Su richiesta è possibile notificare agli stessi utenti la necessità di effettuare un determinato task, nonché ai responsabili l’esecuzione degli stessi.
Il Motore lavora in modo complementare al designer, permettendo la gestione dei flussi in fase di esecuzione. In pratica il “Motore” permette di: interpretare ed eseguire cioè che il “Designer” ha predisposto, garantendo l’iter amministrativo, ripercorrere il flusso procedurale disegnato dal responsabile del procedimento, assegnare ad ogni utente le attività da effettuarsi, definendo di fatto “chi deve fare cosa”, supportare ogni utente nelle proprie attività, gestire le operazioni automatiche/semiautomatiche come ad esempio generare o smistare documentati elettronici, fornire informazioni sulla corretta operatività, eseguire operazioni a scadenza il tutto semplificando il lavoro degli utenti e favorendo gli scambi tra uffici. In pratica il motore scandisce in ogni momento “chi deve fare cosa” permettendo la naturale evoluzione del flusso procedurale dall’istanza alla conclusione dello stesso fluidificando le attività degli operatori ed ottimizzando i tempi di interazione tra gli uffici. Per ottenere il massimo della flessibilità è previsto che l’operazione di creazione di una nuova istanza possa avvenire in diverse modalità, ad esempio: Il WFMS può essere attivato in modalità manuale, su qualsiasi documento afferito al sistema e da qualsiasi utente ne abbia i diritti. In tali contesti il WFMS da attivare è selezionato dall’utente che ne diviene il responsabile di procedimento; Il WFMS può essere attivato mediante attività automatiche per tramite di modelli di assegnazione. Ogni WFMS può essere associato a documenti prestabiliti ed ad un responsabile per un associazione automatica dello stesso ad un procedimento amministrativo.