Gedoc1Gestione documentale

La soluzione proposta è di ampio respiro e coinvolge a 360° la gestione dei processi documentali all’interno di qualsivoglia tipologia di Organizzazione.

I principali obiettivi perseguibili sono:

  • Tracciamento di ogni flusso documentale;
  • Semplificazione del quotidiano iter di lavoro;
  • Migliore collaborazione tra i settori;
  • Completa integrazione con sistemi informativi centrali e banche dati;
  • A tendere, dematerializzazione della documentazione cartacea;
  • Rispettare appieno la vigente normativa in tema di digitalizzazione

Tra le principali funzioni distinguiamo:

Gestione delle bozze
I documenti registrati, possono essere gestiti come bozze. Un documento in bozza gode di tutte le proprietà presenti nel sistema per i documenti protocollati, ma risulta essere “modificabile”.Un documento in bozza potrà quindi essere sottoposto a tutte le operazioni di gestione documentale quali il versioning, la modifica, l’apposizione di firma digitale.

Gestione dei collegamenti
Tutti i documenti ed i fascicoli presenti all’interno di WeLodge potranno essere collegati ad uno o più ulteriori documenti e/o fascicoli. La possibilità di creare collegamenti è fondamentale nel momento in cui documentazione archiviata in momenti diversi debba essere messa in relazione al fine di un immediato reperimento in una seconda fase.

Conversione automatica nel formato pdf
Tutti i documenti gestiti in WL sono sempre generabili in automatico nel formato .pdf

Versioning dei documenti
Ogni documento può essere disponibile oppure in fase di modifica, tale operazione viene comunemente definita check-in e check-out. In fase di check-out, il documento viene bloccato in modifica e sbloccato in fase di check-in con il tracciamento della versione inserita (versioning). L’utente abilitato ha a disposizione sempre tutte le versioni del documento

Gestione degli allegati
La gestione degli allegati nel sistema è fortemente curata. Ogni documento può avere ad esso associato da 1 ad N allegati. Ogni allegato ha proprietà quali l’oggetto, note, tipologia file, e per ognuno di essi, la relativa versione PDF riporta nel piede del documento le informazioni in merito al documento al quale risulta allegato.

È possibile inoltre allegare file “archivio” (es. file.zip) che, attraverso apposita funzione, potranno essere automaticamente “decompressi” (si pensi alla esigenza di caricare più documenti contenuti in un’unica “cartella”).

Fascicolazione
L’operatore ha la possibilità di replicare in formato elettronico un vero è proprio fascicolo cartaceo ed i suoi sottofascicoli, indicandone anche la posizione fisica all’interno dell’Organizzazione.Un fascicolo è propriamente visto come un estensione dell’Archivio al fine di raccogliere e classificare documenti aventi le stesse caratteristiche.

Notifiche via e-mail
La piattaforma è dotata di un “Notification System” al fine di consentire notifiche mail di eventi a tutti gli attori coinvolti (es. assegnazione di un documento, modifica, etc.)

Gestione storico attività
L’operatore con opportuni permessi può verificare lo “storico” delle attività eseguite attraverso la piattaforma (es. aggiornamento, annullamento, stampa etc.). Si ha sempre evidenza di “chi ha fatto cosa”, “tempi” e modifiche effettuate

Etichette digitali
Per ogni documento generato nel formato .pdf (Bozze, Documenti protocollati, etc.), il Sistema appone i dati principali relativi alle caratteristiche di registrazione (es. per i documenti protocollati viene apposto digitalmente: numero di registrazione, data, archiviazione, ufficio competente, etc.)

Motore di ricerca
Sono previste procedure che permettono la ricerca  “avanzata” di più documenti in base ad uno o più valori di registrazione.  Molto utile e potente risulta anche la ricerca multipla che consente di inserire una stringa di testo e chiedere al sistema di cercarla in una o più delle proprietà selezionate dall’utente.
Come per i documenti, anche nel caso dei fascicoli è presente una comoda funzione di ricerca di un fascicolo che permette la ricerca di tali elementi e quindi di aggregazione di documenti con caratteristiche comuni.

Notifica dei documenti
Il documento può essere spedito e notificato automaticamente tramite web e-mail integrata ad utenti della propria organizzazione o verso l’esterno.Si può inoltre corredare il documento di note ed allegati che lo accompagnano nella spedizione

Plugin
L’interazione con sistemi di office-automation diviene imprescindibile nel momento in Plugincui si voglia realmente effettuare de materializzazione.
Tutti i documenti oramai nascono in sistemi di office automation, dunque è fondamentale un integrazione stretta che eviti in ogni fase del ciclo di vita del documento e dei procedimenti la stampa ed il passaggio di mano in mano del documento.
A tal fine operazione fondamentale è l’invio del documento digitale in modo diretto nel sistema da parte degli strumenti di automation come la posta elettronica
L’operatore, attraverso una semplice operazione, potrà inoltrare la mail da gestire alla piattaforma centrale evitando inutili passaggi intermedi